الرئيسية | مايكروسوفت اوفيس | دمج المراسلات Mail Merge مايكروسوفت وورد

دمج المراسلات Mail Merge مايكروسوفت وورد

أداة دمج المراسلات Mail Merge تُتيح لنا عدة بدائل للإستخدام ( Letters / E-Mail Messages / Envelopes / … )، في هذا الموضوع سنقوم بالتطبيق على إستخدام Letters والربط مع مايكروسوفت إكسل

mail merge 01

تخيل معي السيناريو التالي لفهم وظيفة أداة Mail Merge:
تقوم الشركة بإعداد خطاب يوضح مفردات المرتب الشهرية (أجر أساسي / إضافات / خصومات / صافي المرتب) للعاملين لديها، لن تكون هناك مشكلة في حالة أن عدد الموظفين صغير (5-10)، لكن تخيل معي الوضع في حالة ان الشركة لديها أكثر من 100 موظف مثلاًً


mail merge 02

ما هو الحل الذي يجب على موظف شئون العاملين أن يقوم به لإعداد هذه الخطابات لجميع الموظفين، ثم طباعتها وتسليمها لهم؟
  1. إعداد قالب Template بكشف مفردات الموظفين على ملف وورد MS Word ثم يقوم بعملية نسخ ولصق Copy & Paste لمفردات المرتب لكل موظف.
  2. إعداد قالب بكشف مفردات الموظفين على شيت إكسل ويستخدم دالة مثل Vlookup لإستخلاص بيانات كل موظف من شيت المرتبات.
  3. إعداد قالب بكشف مفردات الموظفين على ملف وورد MS Word وربطه مع شيت إكسل الخاص بالمرتبات، ومن ثم إنشاء ملف وورد يشتمل على كشف خاص بمفردات مرتب كل موظف.
  4. حل أخر.
  • الحل الأول (Copy & Paste) سيستغرق وقت طويل وهناك إحتمالية كبيرة لحدوث أخطاء في نقل البيانات.
  • الحل الثاني (الدالة VLOOKUP) حل عملي لكنه سيستغرق وقت في عملية تغيير كود الموظف ثم تنفيذ أمر الطباعة لكل موظف.
  • الحل الثالث (ربط مايكروسوفت وورد مع شيت الإكسل) هو الحل الأفضل لأننا سنتعامل مباشرةً مع البيانات المسجلة في شيت الإكسل وسنقوم بنقلها الى ملف الوورد من خلال عملية ربط Link ثم تكوين ملف جديد به نماذج كشوف المرتبات لكافة العاملين بالشركة (المُسجلين في شيت الإكسل).

خطوات إستخدام اداة دمج المراسلات Mail Merge.

  1. تجهيز ملف الوورد MS Word والذي يشتمل على القالب Template المراد العمل عليه، في حالتنا سيكون قالب خاص بمفردات المرتب (رابط التحميل في نهاية الموضوع) كالتالي.
    mail merge 03
  2. تجهيز شيت الإكسل الذي سيتم إستخلاص البيانات المراد إستخدامها في ملف الوورد (رابط التحميل في نهاية الموضوع)، على أن يكون الصف الأول من الشيت يشتمل رؤوس الأعمدة.
    mail merge 04
  3. من قائمة Mailings -مايكروسوفت وورد- نختار نوع المخرج النهائي والذي في حالتنا خطابات Letters.
    Mailing » Start Mail Merge » Start Mail Merge
    mail merge 06
  4. نختار Use Existing List من الأمر Select Recipients، ثم نختار ملف الإكسل الذي يشتمل على بيانات الموظفين ومفردات مرتباتهم.
    mail merge 07
    لاحظ أن : تستطيع اداة Mail Merge إستخلاص البيانات من العديد من الملفات؛ إلا أن الشرح هنا تم من خلال الربط مع شيت إكسل، وفيما يلي قائمة بأنواع الملفات / الإمتدادت التي تستطيع أن تستخدمها متى كانت البيانات مخزنة في هذه الملفات بشكل صحيح.
    mail merge 05
  5. بعد إختيار ملف الإكسل ستظهر لنا شاشة تشتمل على أوراق العمل Sheets التي توجد في ملف الإكسل؛ نختار الشيت الذي يشتمل على مفردات المرتب الخاصة بالموظفين.
    mail merge 08
    لا حظ أن : في الصورة السابقة تم التأشير على First row contains column headers والذي يعني أن أول صف في شيت الإكسل الذي تم إختياره يشتمل على وصف للبيانات (رؤوس العناوين) وليس بيانات نريد إستخدامها.
    كذلك هذه العملية ستساعدنا لاحقاً في عملية الربط لأنها ستعرفنا على إسم كل عمود.
  6. الأن سنتعامل مع القالب الخاص بمفردات المرتب في ملف الوورد، سنضع مؤشر الماوس في الموضع الذي نريد إظهار إسم الموظف، ثم لدينا أحد إختيارين
    1. الضغط على أيقونة Insert Merge Field من قائمة Mailing ثم نختار القيمة التي نريدها من شاشة Insert Merge Field.
      mail merge 09
    2. أو نضغط على سهم Insert Merge Field لتظهر لنا قائمة بكافة الحقول التي توجد في شيت الإكسل (مصدر البيانات)
      mail merge 10
  7. سنلاحظ بعد إضافة إختيار إسم الموظف من شاشة Insert Merge Field أو من القائمة، أنه تم اضافة عنصر “إسم الموظف” بين قوسين، كذلك الحال بالنسبة لخانة الإدارة.
    mail merge 11
  8. سنقوم بتكرار الخطوة ( 6 ) لكافة العناصر التي نريد ربطها بين ملف الوورد وشيت الإكسل لتصبح النتيجة النهائية في المثال الخاص بنا كالتالي
    mail merge 12
  9. الأن تم الإنتهاء من عملية الربط بين ملف الوورد وشيت الإكسل، سنقوم الأن بمعاينة بيان بمفردات أحد الموظفين، يتم ذلك من قائمة Mailing » Preview Results » Preview Results
    mail merge 13
  10. بعد التأكد من أن عملية الربط تمت بشكل صحيح ننتقل الى خطوة إعداد ملف يشتمل على بيان بمفردات كل موظف، وذلك من الأمر Finish & Merge، ثم نختار Edit Individual Document.
    mail merge 14
  11. ستظهر لنا شاشة Merge to new document، ومنها نختار عنصر من أحد ثلاثة عناصر.
    mail merge 15
    ونحدد هل نريد إعداد ملف لكافة الموظفين (All) أم الموظف الحالي (Current Record) أم نطاق محدد من البيانات (From … To) ثم نضغط OK.
  12. بعد إختيار All -لأننا نريد إعداد بيان بمفردات المرتب لكافة الموظفين- نلاحظ الاتي
    تم إنشاء ملف جديد ويحمل الإسم Letter 1، ويشتمل على عدد صفحات مساوية لعدد بيانات الموظفين في شيت الإكسل (مع مراعاة أن عدد الصفحات يعتمد على متغيرين، الأول عدد الصفحات الأصلية في القالب Template الذي تم العمل عليه، والثاني عدد السجلات التي سيتم معالجتها في الخطوة ( 11 )
    mail merge 16
  13. الخطوة الأخيرة والأكثر أهمية هي حفظ الملف الجديد.

بذلك نكون قد مررنا على خطوات استخدام اداة دمج المراسلات Mail Merge. لاحظ أنه يمكنك إستخدام خطوات العمل في نسخة الأوفيس 2003 من خلال قائمة Mailing » Start Mail Merge » Start Mail Merge ثم إختيار Step by Step mail Merge Wizard.
mail merge 17

شاهد: كيفية إستخدام آداة دمج المراسلات Mail Merge مايكروسوفت وورد.

تحميل قالب مفردات المرتب و شيت المرتبات المستخدم في الشرح

شاهد أيضاً

الدالة SUMIFS

حساب المجموع وفقاً لأكثر من شرط | الدالة SUMIFS مايكروسوفت اكسل

الدالة SUMIFS هي إحدى الدوال التي تم إضافتها في نسخة الأوفيس 2007، وجاءت لتكون الإمتداد ...