الرئيسية | مايكروسوفت اوفيس | مايكروسوفت اكسل | التنسيق الشرطي 01 – مايكروسوفت اكسل

التنسيق الشرطي 01 – مايكروسوفت اكسل

التنسيق الشرطي Conditional Formatting أحد أدوات مايكروسوفت اكسل المُميزة التي تعطينا إمكانية تصميم تقارير على مستوى عالٍ من الإحترافية، لكن السؤال الذي لابد من إجابته أولاً هو : ما هي أداة التنسيق الشرطي؟

دعونا قبل الدخول في تعريف أداة التنسيق الشرطي أن نذكر أن مايكروسوفت اكسل يشتمل على مجموعة كبيرة من ادوات تنسيق الخلية أو محتويات الخلية، هذه التنسيقات نُنفذها على الخلية مباشرة بغض النظر عن محتويات الخلية أو مواصفات الخلية.
ادوات التنسيق العادية - اكسل

فمثلاً لدينا بيان يوضح أرصدة الأصناف بالمخزن، هل تتخيل في الواقع العملي أن يكون هناك صنف ما رصيده بقيمة سالبة؟ أي أن هناك عمليات سحب من هذا الصنف تجاوزت الحد المتوافر لدى الشركة.

في هذه الحالة لابد من وضع علامة تجذب الإنتباه لهذه الحالة، لذلك سنقوم بتنسيقها بخلفية حمراء ولون الخط أبيض مثلاً.

تخيل أن المخزن به 200 صنف -وهذا في بعض الأنشطة يعتبر عدد محدود من الأصناف-، فهل سنراجع رصيد كل صنف للتأكد من عدم وجود مشاكل في تسجيل العمليات، وأن رصيد الأصناف جميعها أكبر من صفر.

هنا يأتي دور أداة التنسيق الشرطي، والتي يمكن الإستنتاج من إسمها أنها ستنفذ تنسيق ما على الخلية وفقاً لشرط محدد، في حالتنا نريد وضع تنسيق (خلفية حمراء/ خط أبيض) للخلايا التي قيمتها أصغر من صفر.

بعد أن تعرفنا على فائدة أداة التنسيق الشرطي، دعونا نتعرف على كيفية الوصول إليها.

أمر التنسيق الشرطي يوجد في قائمة Home » Styles » Conditional Formatting

أين توجد اداة التنسيق الشرطي - اكسل

خطوات إستخدام أداة التنسيق الشرطي.

  1. حدد الخلية / الخلايا التي سيتم تطبيق التنسيق الشرطي عليها
  2. حدد الشرط الذي سنستخدمه
    • الشروط الإفتراضية. أو
    • الشروط المخصصة Custom conditions بواسطة المستخدم وذلك بإستخدام المعادلات.
  3. تحديد التنسيق المراد إستخدامه/تنفيذه

ما هي الشروط الإفتراضية في التنسيق الشرطي؟

عناصر الشروط الافتراضية للتنسيق الشرطي - اكسل

  • هي أحد خمسة أقسام رئيسية من الشروط التي يمكن إستخدامها على الخلية (كما هو موضوح في الصورة المقابلة).
  • تتميز هذه الشروط بسهولة الإستخدام نتيجة وضوح الهدف من كل شرط (أكبر من / أصغر من / …).
  • يعيب هذا النوع من الشروط انها غير مرنة ونتائجها محدودة التأثير، إذا اننا مقيدون بتنفيذ التنسيق بناء على محتوى الخلية النشطة active cell وليس خلية اخرى.

في المثال التالي نرغب بمقارنة المبيعات الفعلية بالمبيعات المُخططة ومن ثم تحديد المنتجات التي حققت (أكبر من أو يساوي) الخطة.

مقارنة نتيجة الشروط الافتراضية بالشروط المخصصة في التنسيق الشرطي - اكسل

  • الجزء العلوي: تم إستخدام الشروط الإفتراضية
    وفيه تم تطبيق التنسيق الشرطي على الخلايا الخاصة بحجم المبيعات الفعلية فقط التي حققت الخطة.
  • الجزء السفلي: تم إستخدام الشروط المخصصة
    وفيه تم تنسيق كامل السطر الخاص بالمنتج الذي حقق الخطة.

أيهما تُفضل أن تستخدم؟ أو أيهما يوضح المنتجات التي حققت الخطة بشكل أفضل؟

الشروط الإفتراضية للتنسيق الشرطي: Highlight cells rules

الشروط الافتراضية من نوع Highlight Cells Rules

نلاحظ أنه يوجد لدينا 5 أفكار رئيسية

  1. تنسيق القيم الرقمية من خلال شرط (أكبر من / أصغر من / بين قيمتين / تساوي)
  2. تنسيق الخلايا التي تشتمل على قيمة نصية محددة
  3. تنسيق التواريخ وفقاً لحالة محددة يتم إختيارها من شاشة أوامر جديدة؛ هذه الحالات تشتمل على الخلايا التي تحتوي على تاريخ اليوم / تاريخ الغد / الأيام التي تقع في هذا الإسبوع /…
  4. تنسيق الخلايا ذات القيمة المتشابهه أو الخلايا الغير مكررة.
  5. إختيارات اخرى؛ ويتم ذلك من خلال اظهار شاشة أوامر New Formatting Rule dialogue box

مثال : ما هي المنتجات التي حققت الخطة المستهدفة للمبيعات؟

بيانات لمثال 1 على التنسيق الشرطي - اكسل

خطوات تطبيق التنسيق الشرطي:

  1. حدد الخلية/الخلايا التي تريد أن تؤدي عملية التنسيق الشرطي عليها؛ في هذه الحالة سيتم تحديد النطاق E25:E33.
  2. نختار Greater than من قائمة Conditional Formatting » Highlight cells rules
  3. سيظهر لنا الشاشة التالية Greater than والتي تتكون من جزئين
    استخدام ادوات Highlight Cells Rules تنسيق شرطي اكسل

    • الجزء الأول: به يتم تحديد القيمة التي على أساسها تتم المقارنة، وهنا لدينا طريقتين للإدخال
      1. قيمة رقمية مباشرةً؛ بمعنى أن نُدخل القيمة 550 مثلاً ليتم تنسيق كافة الخلايا التي تم تحديدها وتشتمل على قيمة رقمية أكبر من 550. أو
      2. الإشارة إلى مرجع خلية، وهو ما سنستخدمه في هذا المثال، وسنُشير الى الخلية المجاورة التي تشتمل على قيمة المبيعات المُخططة؛ وبذلك تتم عملية المقارنة بين قيمة المبيعات الفعلية -الخلايا التي تم تحديدها في الخطوة 1- وبين قيمة المبيعات المُخططة. (لابد من الإنتباه لنوع مرجع الخلية هل هو نسبي أم مطلق؟)
    • الجزء الثاني: الخانة التي من خلالها يتم تحديد التنسيق الذي يتم تطبيقه على الخلية في حالة تحقق الشرط؛ وهنا نلاحظ وجود عدة تنسيقات إفتراضية وفي نهاية القائمة يمكننا إختيار تنسيق مخصص Custom Format؛ حينها سيظهر لنا شاشة تنسيق الخلايا Format Cells ومنه نحدد التنسيق الذي نريده.
      استخدام ادوات Highlight Cells Rules تنسيق شرطي اكسل 02
  4. نضغط Ok

النتيجة النهائية بعد تنفيذ التنسيق الشرطي

نتيجة استخدام التنسيق الشرطي - اكسل

بنفس الإسلوب والخطوات يمكننا التعامل مع بقية الأومر المتاحة في قائمة Highlight cells rules.

لعلك الأن تتسائل ما الحل إذا ما أردت تنسيق الخلايا التي تكون أكبر من أو تساوي على سبيل المثال؟

هنا لابد من الدخول الى الامر More Rules من قائمة Conditional Formatting » Highlight cells rules ومن ثم التعامل مع شاشة أوامر New Formatting Rule dialogue box التالية

مزيد من الخصائص للتنسيق الشرطي - اكسل

لاحظ المعطيات الاخرى المتاحة في القوائم المنسدلة 1و 2 والتي يمكنك أن تستخدمها وفقاً لإحتياجاتك.

بهذا نكون قد إنتهينا من الجزء الأول من موضوع التنسيق الشرطي، وفيه قدمنا لماهية التنسيق الشرطي، وألية عمله، في الموضوع التالي بإذن الله سنستفيض في الأمثلة والتطبيقات على التنسيق الشرطي سواء كان ذلك بالشروط الإفتراضية أو بالشروط المُخصصة.

شاهد أيضاً

التحكم في البيانات المدخلة للخلية | Data Validation

التحكم في البيانات المدخلة للخلية | Data Validation

هل حاولت في مرة من المرات ان تجعل الخلية لا تقبل إلا نوع محدد من ...